Bei mir hat sich die Kombination von Post-it und der Microsoft To Do App bewährt. Visualisiere deine Projekte mit Post-it auf einer Pinnwand anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Beginne danach mit denjenigen Projekten, die dringend und wichtig sind und definiere für jedes dieser Projekte einen konkreten nächsten Schritt (z.B.: «E-Mail-Adressen aus Bexio exportieren»). Diese Tasks nimmst du in deine Liste in der To Do App auf.
Liste 1: "Aktionsliste < 1 Woche" (To Dos in dieser Woche)
Liste 2: "Aktionsliste > 1 Woche" (To Dos in den nächsten 2 - ca. 8 Woche)
Liste 3: "Warten-auf-Liste" (To Dos, die ich delegiert habe)
Liste 4: "Vielleicht / Irgendwann" (Kein aktuelles To Do, ist aber spannend und möchte ich vielleicht irgendwann mal machen)
Dann differenziere zwischen Task, die du diese Woche erledigen kannst und denjenigen, die in den kommenden Wochen anstehen. Eine weitere Möglichkeit, deine Liste auszudünnen ist, wenn du Termine nur im Kalender einträgst.
Wichtig: Sei ehrlich und realistisch zu dir selbst und übernimm dich nicht. Schiebst du Tasks von Woche zu Woche, dann hast du zwar etwas mehr Struktur, aber eine Entlastung ist die Liste dann auch nicht mehr – im Gegenteil.
Das E-Mail Postfach ist für mich keine To Do Liste und ist bei mir spätestens Ende der Woche leer. Kommt ein Mail, dass ich innerhalb von 2 Minuten erledigen kann, mache ich es gleich. Geht es länger, wandert es in eine der 4 Listen.
Die "Aktionsliste < 1 Woche" in meiner To Do App
Vielfach beschrieben und auf die unterschiedlichsten Weisen interpretiert ist das Vorgehen nach Eisenhower. An dieser Stelle verzichte ich auf eine detaillierte Erklärung der möglichen Anwendungszwecke, sondern beschreibe, wie ich die Matrix in meinem Alltag nutze. Auf zwei Achsen (x-Achse: Wichtigkeit / y-Achse: Dringlichkeit) ordne ich meine Projekte/Arbeitspakete der anstehenden Woche ein. Als Ergebnis entstehen vier Quadranten:
Post-it auf die zwei Achsen "Dringend" und "Wichtig" verteilt
Zum Abschluss. Diese Variante ist augenscheinlich keine Rocket-Science. Die grösste Schwierigkeit besteht wohl darin, ein Vorgehen zu finden, das zu dir und zu deiner Arbeitsweise passt. Daher bin ich gespannt darauf, wie du deine Arbeit organisierst! Hast du deine perfekte Variante gefunden? Ich freue mich, wenn du diese mit mir teilst!
