Ich gebe es zu, ohne Kaffee bin ich nur eine grobe Skizze meiner selbst. Noch bevor der erste Gedanke an Produktivität aufblitzt, läuft bei mir das wichtigste Tool des Tages, die Kaffeemaschine. Erst danach darf das Chaos in geordnete Bahnen gelenkt werden. Denn ehrlich, wer kennt es nicht: 37 Tabs offen, vier ungelesene Teams-Nachrichten, zwölf Mails, ein LinkedIn-Post, den man eigentlich noch kommentieren wollte, und irgendwo dazwischen ein Meeting in fünf Minuten. Willkommen in meinem ganz normalen Arbeitstag.
Aber ich habe meine Systeme. Fünf davon, ohne die ich keinen Tag starte.
Kaffee – ja, wirklich!
Kein Scherz. Mein Gehirn funktioniert nach dem Prinzip «Input gleich Output». Ohne Koffein läuft da nichts. Ich nenne es gern mein analoges Boot-System, einmal hochfahren bitte. Die erste Tasse ist für den Systemstart, die zweite für den Realitätscheck. Danach bin ich offiziell einsatzbereit.
News und Kommunikation – Teams, Mail und LinkedIn
Ich starte mit einem kurzen Rundflug über meine Kommunikationskanäle:
- Teams: Gibt es neue To-dos, Projekt-Updates oder Informationen aus dem Teamchat
- Mail: Checken, ob irgendwo ein kleines Feuer lodert
- LinkedIn: Mein digitales Fenster zur Welt. Inspiration, Austausch, Networking und manchmal einfach ein Reminder, dass auch andere ihre Projekte jonglieren
- WhatsApp: Bleibt dabei meistens aussen vor. Beruflich nutze ich es nur, wenn es gar nicht anders geht, sonst wäre mein Handy mein schlimmster Feind
Kalender – mein digitales Rückgrat
Wenn es nicht im Kalender steht, existiert es nicht, Punkt. Ich sehe auf einen Blick, was fix ist, wie Meetings, was wichtig ist, also Deadlines und wie der Stand von Anfragen und Feedbacks ist. Manchmal blocke ich mir auch ein bisschen Zeit nur für mich. Ich habe zwar keine Fokuszeiten oder Farbcodes, und trotzdem behalte ich damit den Überblick, gerate nicht zwischen zwei dringenden Terminen in Panik und kann mich frühzeitig vorbereiten.
OneNote – mein Gedankenarchiv
Ich liebe OneNote. Es ist mein digitales Gehirn: Chaotisch, bunt, aber verlässlich. Hier landet alles: Ideen, Meetingnotizen, spontane Geistesblitze, Zitate und Checklisten. Ich habe sogar eine Seite nur für Dinge, die ich irgendwann mal machen will, aber wahrscheinlich nie tue. Therapeutisch wertvoll.
Confluence – das grosse Ganze
Confluence ist mein Ordnungssystem für die Zusammenarbeit und für Projekte, Prozesse, Checklisten und weiters. Wenn OneNote mein Notizbuch ist, ist Confluence mein Wiki. Hier findet das Team alles wieder, was sonst in Chatverläufen verschollen wäre. Ich liebe es, wenn Systeme Sinn ergeben und Confluence ist mein Beweis, dass Wissen auch hübsch organisiert sein kann.
Fazit – Ordnung ist keine Magie, sie ist Routine
Am Ende ist mein System kein Geheimrezept, sondern eine Mischung aus Struktur, Kaffee und Humor. Ich bin kein Organisations-Guru, aber ich habe gelernt, wenn du jeden Tag mit den richtigen Tools startest und ausreichend Koffein trinkst, bleibt das Chaos zumindest handzahm.
Und du?
Welche Tools oder Routinen helfen dir, dein digitales Durcheinander zu bändigen? Vielleicht entdecke ich ja noch das eine fehlende Puzzlestück in meinem System.
