Tactical-Format für effiziente Meetings

Wenn Meetings (wieder) Spass machen

Fast alle von uns kennen die Situation. Wir sitzen in einem Meeting fest und kommen uns entweder fehl am Platz vor, sind gelangweilt oder schlichtweg genervt von endlosen, nicht zielführenden Diskussionen. Unnötige und unergiebige Meetings gehören zu den grössten Zeitfressern im Alltag. Deshalb strukturieren wir unsere Meetings seit einigen Monaten neu und nutzen dazu das sogenannte «Tactical»-Format.

Das Tactical-Format hat seinen Ursprung in der Holokratie und basiert auf der Prämisse, dass alle Teilnehmenden selbstverantwortlich nach einem klar festgelegten Ablauf am Meeting teilnehmen:

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1. Check-In Runde
2. Überprüfen der Checkliste
3. Zahlen Review
4. Projekt Updates
5. Agenda festlegen
6. Tensions bearbeiten
7. Check-Out Runde
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Jedes Meeting (auch das Daily) beginnt bei uns mit einem Check-in. Hier erläutern alle kurz und knapp, wie es ihnen geht und was sie aktuell beschäftigt. Danach folgt eine Abfrage über den Status von wiederkehrenden Arbeiten («check» oder «no check»), bevor es zu den Updates in den Projekten seit der letzten Sitzung geht. Bis und mit diesem Punkt sind keine Diskussionen, Fragen und Ergänzungen gestattet.

Bestehen Punkte mit Klärungsbedarf, nimmt die Sitzungsleitung (s.g. Facilitator) diese Punkte in die Besprechungs-Agenda auf. Bringt jemand einen Punkt ein, beschreibt er/sie diesen mit zwei, drei Worten. Nachdem alle Punkte gesammelt sind, klärt die Gruppe jeden Punkt nacheinander. Betrifft ein Punkt nur einzelne Personen in der Meetingrunde, vereinbaren die relevanten Personen einen separaten Termin. Ist ein Feedback von allen gewünscht, schlägt die Person, welche den Punkt eingebracht hat, eine Lösung vor oder benennt, was zur Lösung notwendig ist. Nacheinander nehmen die Beteiligten nun Stellung.

Nach der ersten Feedbackrunde kann die Person, welchen den Punkt eingebracht hat, ihre Lösung anpassen. Sind keine Anpassungen nötig, ist die Lösung akzeptiert. Sind Teilnehmende mit der Lösung nicht einverstanden, wird die Lösung solange verändert, bis alle Teilnehmenden keinen schwerwiegenden Einwand haben. Bis also kein Grund mehr besteht, weshalb die Lösung dem Team oder dem gemeinsamen Ziel schadet oder es zurückwirft.

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Vorlage «Ablauf Tactical» für dein Meeting